AI DOCUMENT WORK
ChatGPT로 문서 작성하기
ChatGPT로 문서 작성하기
공지·보고서·이메일을 빠르게
반복해서 쓰는 업무 문서는 목적·대상·형식을 알려주면 초안 작업을 크게 줄일 수 있습니다.
문서 작성 4가지 공식
역할 + 목적 + 대상 + 결과 형식
역할 + 목적 + 대상 + 결과 형식
어떤 문서를 만들까요?
📢 공지일정·안내사항
▤ 보고서결과·문제·조치
✉ 이메일요청·안내·회신
① 공지문 빠르게 만들기
복사해서 써보기
너는 사내 업무 담당자야. 직원들에게 보낼 회의 일정 변경 공지문을 작성해줘. 대상은 전 직원이고, 변경된 날짜와 준비사항을 한눈에 볼 수 있게 정리해줘. 친절하지만 간결한 업무 문체로 작성해줘.
② 보고서 초안 만들기
보고서 프롬프트
아래 메모를 업무 보고서 형식으로 정리해줘. 핵심 결과, 문제점, 다음 조치로 구분하고 각 항목은 3줄 이내로 작성해줘. 숫자는 임의로 만들지 말고 제공한 정보만 사용해줘. [메모 붙여넣기]
③ 이메일 작성하기
이메일 프롬프트
거래처 담당자에게 자료 제출 기한을 하루 연장해 달라고 요청하는 이메일을 작성해줘. 사유는 짧게 설명하고 새로운 제출 예정일을 명확하게 표시해줘. 제목도 함께 작성해줘.
막연한 요청을 이렇게 바꿔보세요
△ 메일 써줘
✓ 거래처에 일정 변경을 알리는 이메일을 정중한 업무 문체로 작성해줘.
△ 보고서 만들어줘
✓ 아래 메모를 결과·문제점·다음 조치로 나눠 1페이지 보고서 초안으로 정리해줘.
△ 공지 작성해줘
✓ 직원 대상 휴무 공지를 날짜·대상·주의사항 순서로 간결하게 작성해줘.
보내기 전에 꼭 확인하세요
✓날짜·금액·이름·연락처 확인
✓AI가 없는 사실을 추가하지 않았는지 확인
✓개인정보·회사 내부정보 입력 주의
✓계약·세무·법률 문서는 담당자 최종 검토
자주 묻는 질문
AI 문서를 그대로 사용해도 되나요?
초안으로 활용하는 것이 좋습니다. 사실관계, 숫자, 고유명사와 조직 내부 기준은 마지막에 직접 확인하세요.
원하는 말투가 나오지 않으면?
“더 짧게”, “정중하게”, “전문용어를 줄여서”처럼 수정할 부분을 구체적으로 요청하세요.
한 줄 정리
누가 작성하고, 왜 필요하고, 누가 읽고, 어떤 형태로 받을지 알려주면 문서 초안이 훨씬 실용적으로 바뀝니다.