2026년 10월 11일 | AI 업무 자동화 실습 가이드
카드사에서 내려받은 사용 내역을 엑셀이나 구글 시트에서 하나씩 분류하고 계신가요? 처음부터 거창한 자동화 프로그램을 만들 필요는 없습니다. 구글 시트 함수로 1차 분류하고, AI로 분류 기준을 점검하는 방식부터 시작하면 됩니다. 이 글에서는 개인정보가 없는 가상 예제로 따라 할 수 있는 과정을 소개합니다.
1. 자동 분류와 세무상 비용 처리는 다릅니다
카드 내역의 ‘분류’는 사용처 이름 등을 기준으로 잠정적인 비용 유형을 붙이는 작업입니다. 세무상 필요경비나 법인 손금 인정 여부를 확정하는 작업이 아닙니다. 동일한 음식점 결제라도 거래 목적, 참석자, 업무 관련성, 증빙 등에 따라 판단이 달라질 수 있습니다. 자동 분류 결과는 검토용 초안으로 사용하세요.
2. 먼저 구글 시트에 열을 구성하세요
아래 예시는 실제 카드정보가 아닌 가상 데이터입니다.
| A 거래일 | B 사용처 | C 금액 | D 1차 분류 |
|---|---|---|---|
| 2026-10-01 | 한빛주유소 | 65000 | 차량 관련 |
| 2026-10-02 | 행복문구 | 12500 | 사무용품 후보 |
| 2026-10-03 | 초록카페 | 9000 | 확인 필요 |
3. REGEXMATCH 함수로 사용처 키워드를 분류합니다
구글 공식 도움말에 따르면 REGEXMATCH(텍스트, 정규_표현식)는 텍스트가 지정한 패턴과 일치하는지 판단합니다. 아래 수식을 D2셀에 넣고 아래쪽으로 복사하세요. 함수명과 문자열의 따옴표는 그대로 유지합니다.
=IF(B2="","",IFS(REGEXMATCH(B2,"주유소|충전소"),"차량 관련",REGEXMATCH(B2,"문구|오피스"),"사무용품 후보",REGEXMATCH(B2,"식당|카페"),"식음료·확인 필요",TRUE,"기타·확인 필요"))이 수식은 사용처 이름에 포함된 키워드만 확인합니다. 결제 목적을 이해하거나 업무 관련성을 판정하는 AI가 아닙니다. ‘식당’이나 ‘카페’는 개인 지출일 수도 있으므로 검토 대상으로 남기는 것이 중요합니다.
4. 확인할 거래만 별도 목록으로 뽑습니다
D열 분류 결과가 ‘확인 필요’를 포함하는 행을 따로 보여주려면 빈 영역 또는 다른 시트에 아래 수식을 입력해 보세요.
=FILTER(A2:D100,REGEXMATCH(D2:D100,"확인 필요"))공식 도움말에 따르면 FILTER는 조건에 맞는 행을 반환합니다. 해당 거래가 하나도 없으면 #N/A가 나타날 수 있으므로 다음처럼 처리해도 됩니다.
=IFERROR(FILTER(A2:D100,REGEXMATCH(D2:D100,"확인 필요")),"확인할 거래 없음")5. AI로 분류 규칙을 개선하는 프롬프트
처음에는 실제 카드 거래 대신 가상의 사용처 예시만 AI에 전달하세요. 아래 문구를 그대로 복사해 활용할 수 있습니다.
당신은 사업용 카드 내역을 1차 분류하는 업무 보조자입니다.
다음 가상 사용처 목록을 차량 관련, 사무용품 후보, 식음료·확인 필요, 기타·확인 필요로 분류하세요.
분류 이유를 한 줄씩 설명하고, 사용처 이름만으로 판단하기 어려운 항목에는 반드시 '확인 필요'를 표시하세요.
세법상 비용 인정 여부나 매입세액 공제 가능 여부를 확정하지 마세요.
사용처: 한빛주유소, 행복문구, 초록카페, 가나다택배, 알파온라인몰
출력: 사용처 | 1차 분류 | 이유 | 확인할 증빙이렇게 만든 분류 규칙은 사람이 검토한 뒤 시트 수식에 반영할 수 있습니다. AI가 새롭게 만들어낸 분류명을 곧바로 회계 장부에 적용하지 마세요.
6. 개인정보와 보안도 꼭 확인하세요
카드번호, 승인번호, 고객 이름, 개인 연락처와 같은 민감한 정보가 포함된 원본 파일은 사용 중인 AI 서비스의 정책과 회사 보안 규정을 확인하지 않은 채 업로드하지 않는 편이 안전합니다. 필요한 경우 사용처와 익명화한 예시 금액만으로 규칙을 점검하세요. 실제 카드 내역을 처리할 때는 접근 권한과 공유 범위를 제한해야 합니다.
7. 실무에서 자주 생기는 오류 세 가지
- 사용처명만으로 단정: ‘카페’ 결제도 개인적인 소비일 수 있으므로 자동 확정하지 않습니다.
- 분류 기준 충돌: 한 사용처명에 서로 다른 키워드가 있으면 수식의 앞 조건이 먼저 적용됩니다.
- 법령과 증빙 누락: 계정과목의 최종 결정이나 세금 공제 여부는 거래 목적, 적격증빙 및 최신 세법을 확인합니다.
핵심 요약
카드 내역 자동화의 첫 단계는 1차 분류를 빠르게 만드는 일입니다. 구글 시트의 REGEXMATCH로 사용처를 잠정 분류하고 FILTER로 확인 대상만 모아 두면 검토 순서를 체계적으로 만들 수 있습니다. AI는 분류 기준을 개선하는 보조 도구로 활용하되, 최종 회계·세무 처리는 담당자가 확인해야 합니다.
자주 묻는 질문(FAQ)
Q. 구글 시트만으로도 카드 내역을 분류할 수 있나요?
네. 사용처명에 반복적으로 나타나는 키워드가 있다면 REGEXMATCH와 IF 또는 IFS 함수로 1차 분류할 수 있습니다.
Q. AI를 사용하지 않아도 자동 분류가 가능한가요?
가능합니다. 함수 기반 규칙은 AI 모델을 별도로 호출하지 않으며, AI는 분류 기준을 점검하거나 개선하는 데 선택적으로 사용할 수 있습니다.
Q. 카페 결제는 무조건 접대비인가요?
아닙니다. 사용 목적 및 거래 정황과 관련 세법을 확인해야 합니다. 이 글의 분류명은 신고용 계정과목이 아닙니다.
Q. FILTER 결과가 #N/A인 이유는 무엇인가요?
공식 도움말에 따르면 조건을 충족하는 데이터가 없으면 #N/A가 반환될 수 있습니다. IFERROR로 안내 문구를 표시할 수 있습니다.
Q. 자동 분류된 자료로 바로 세금 신고를 해도 되나요?
아닙니다. 자동 분류는 검토용 초안입니다. 거래의 업무 관련성, 세법상 요건과 증빙을 확인해 최종 처리해야 합니다.
공식 자료·추가 읽기
작성 기준: 2026년 10월 11일. 본문은 실무 학습용 일반 정보이며, 개별 거래의 세무처리에 대한 확정 판단이 아닙니다.